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香港公司為什么一定要有法定秘書


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公司秘書這一概念最早可追溯至1841年的英國法律案例中,最開始只是作為“文員”角色存在,處理日常雜務。但隨著社會發展和勞動分工的日益精細化,秘書所承擔的職責已不再是處理日常雜務,而逐漸轉為公司運維的管理層方向。而到了二十世紀末,公司秘書的法律地位已經被提升至更重要的高級管理層角色,以便任何公司均能以一個簡單、現代化、高效率且低成本的架構進行運作。
香港由于歷史原因,承襲了英國的“公司秘書”概念,并于1911年首次在法律中確定了香港公司秘書的法律地位。而在香港政府頒布的《香港公司條例》第十部/474條中,亦明確規定了:“公司必須有一名公司秘書”,即法定秘書。
一般的香港公司(非上市有限公司),公司秘書由年滿18歲的香港居民(常住香港)擔任。當然,法人團體也可以擔任香港公司的秘書,但必須由在香港有營業地址或辦事處的專業公司擔任。事實上,很多大陸企業主注冊了香港公司,為了省時省力,均委托專業的香港秘書服務公司擔任香港公司秘書。由此可見,香港公司法定秘書(特別是董事及股東不在香港)已成為香港公司在香港本地的代表,并對該香港公司負責,如若該香港公司有被追究的法律責任,擔任香港公司法定秘書的個人或公司亦會受到牽連!
而法定秘書負責的事項也與“香港公司代表”這一定位有關,并確保公司的運作符合公司條例的要求:
1. 在董事會的指示下,組織股東大會;
2. 參加股東大會和董事會,編寫會議記錄;
3.處理股權轉讓事宜;
4.保存會議記錄、股東名冊、董事和秘書名冊、抵押名冊;
5.按規定向公司注冊處和稅務局提交有關文件,如年度報表,稅表和審計報告,更改股東或董事的通知等,需向香港注冊署備案的事務和文件。
一般性事項的商務秘書與法定秘書的責任范圍有所區別,一般性商務秘書更偏近公司內部運營所需業務:如轉接電話,傳真,信函包裹;處理一般文件的制作,表格填具等雜項事務。
由此可見,法定秘書主要工作職責對外,需要對接香港公司注冊署、香港稅務局、香港本地銀行等管理和支持部門。而商務秘書則是作為公司內部事務處理機構而存在。法定秘書作為香港公司的對外窗口,其專業程度和工作重要性不言而喻,選擇一家優質、專業、負責任的秘書公司是成立香港公司準備工作的重中之重。
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